Managed Print Services - Bewährtes neu gedacht

Mit Beginn der Coronapandemie im Frühling 2020 und der damit verbundenen Home-Office-Pflicht verzeichneten Anbieter von Managed Print Services (MPS) zunächst einen signifikanten Rückgang beim Druckvolumen in den Unternehmen. Ausschreibungen wurden kurzfristig gestoppt, Bestellungen verschoben. Dies vor allem, weil die Büros verwaist und die Mitarbeiter im Home Office waren. Die Printing-­Infrastruktur im Unternehmen wurde kaum noch genutzt. Gleichzeitig erlebte die Druckerbranche eine wahre Renaissance beim Printing im eigenen Heim. Home Schooling und das Arbeiten von zu Hause liessen das heimische Druckvolumen rasant wachsen. Die Verkaufszahlen im Segment der Consumer- und SoHo-Geräte stiegen rasch an. Während zunächst vor allem preiswerte Geräte gefragt waren, entwickelten sich sehr rasch kompakte Multifunktionsgeräte zum Verkaufsschlager. MPS-Anbieter hat dieser Trend zunächst kaum erreicht. Ihr Angebot war nicht für hybride Arbeitsmodelle ausgerichtet.

Drucken nach wie vor gefragt

Mittlerweile hat sowohl bei den MPS-Anbietern wie auch bei den IT-Entscheidern im Unternehmen ein deutliches Umdenken stattgefunden. Die Gründe sind vielfältig. Zum einen wird das Home Office und damit der hybride Arbeitsstil auch über die Pandemie hinweg bleiben. Gleichzeitig machen die neuen Arbeitsprinzipien eine Anpassung bestehender Sicherheitskonzepte erforderlich. Der Bedarf für das Drucken von Dokumenten aller Art bleibt – gleichzeitig wird es immer wichtiger, Dokumente zu digitalisieren, damit sie unabhängig vom ­Arbeitsort verfügbar sind. Eine Erkenntnis, die sich auch bei den Anwendern immer mehr durchsetzt: Laut der Covid-19 Commercial Work from Home Print Pulse Synopsis von HP waren 62 Prozent der befragten Unternehmen schon zum Anfang der Pandemie davon überzeugt, dass sich ihr Umgang mit Drucken und Druckern ändern muss. Daraus ergibt sich, dass auch Managed Printing Services sich der neuen hybriden Arbeitswelt anpassen müssen.


Die Arbeitstätigkeit wird aktuell zu Teilen ins Home Office verschoben. Daraus ergeben sich diverse Herausforderungen. Es muss also möglich sein, dass Dokumente an jedem ­Arbeitsort gemäss den Sicherheits- und Compliance-Vorgaben gedruckt, gescannt und digital verwaltet werden können. Bei den eingesetzten Geräten geht der Trend deshalb klar in die Richtung von leistungsstarken, aber kompakten Multifunktionsdruckern mit starken Digitalisierungsfunktionen und einer Cloud-Anbindung. ­Zudem gewährleisten offene Schnittstellen eine optimale Einbindung in das Workflowmanagement. Die Anforderungen der Kunden sind spezifisch: Die Hardware muss möglichst kompakt sein, bereits über wesentliche ­Sicherheitsfunktionen wie den BIOS-­Schutz ­verfügen und sich über ­unternehmensweite Software und ­Sicherheitssysteme einfach in die Printing-Infrastruktur des Unternehmens integrieren und zentral verwaltet lassen. Bestehende Privatdrucker kommen hier nicht in Frage.

MPS für das Neue Normal

Managed Print Services, die im Sinne flexibler Arbeitsmodelle konzipiert sind, bieten Lösungen für die meisten dieser Herausforderungen. Ist der Drucker im Home Office vom Flottenmanagement erfasst und standarisiert, lässt er sich zentral verwalten. Für die Administratoren herrscht so vollständige ­Visibilität und die Hardware kann je nach Firmen-Policy auch für den sicheren Umgang mit vertraulichen Dokumenten eingesetzt werden.


Eine weitere Herausforderung stellt die bedarfsgerechte Versorgung mit ­Verbrauchsmaterialien dar – ein ­Basiselement klassischer Managed Print Services. Mit entsprechenden Optionen lässt sich das aufs Home ­Office ausdehnen: Statt dass die ­Mitarbeitenden Tonerkartuschen oder ­Tintenpatronen privat beschaffen, dabei mühsam zuerst die zu ihren Geräten ­passenden Artikel recherchieren und zum Schluss via Spesenabrechnung auf die Rückvergütung warten müssen, werden Verbrauchsmate­rialien automatisch nachgeliefert. Dies erspart den Mitarbeitenden ­Aufwand und die IT-Abteilung kann sämtliche Ausgaben für den Druckerbetrieb ­unternehmensweit einheitlich verwalten.

Mehr Möglichkeiten mit der Cloud

Managed Print Services wurden früher auf Basis von On-Premises-Installationen beim Kunden umgesetzt – mit dem entsprechenden Aufwand für die Verwaltung aller Komponenten vom Netzwerk über Server und Storage bis zur Middleware. In Zeiten von hybriden Lösungen wird die überwiegende Zahl der Installationen allerdings künftig Cloud-basiert sein. Ein Wandel, der bereits vor der Pandemie eingesetzt hat und mehr Flexibilität bietet: Je nach Kunde und Sicherheitsbedürfnis stehen diverse Optionen wie Private oder Virtual Private Cloud, Public oder ­Hybrid Cloud zur Verfügung.

Auf Cloud-Basis lassen sich zudem Digitalisierungsfunktionen wie direktes Scannen und Speichern in Onedrive, Dropbox und anderen Online-Speicherdiensten sowie Sharepoint umsetzen oder gleich komplette Workflows wie beispielsweise der Durchlauf eines Versicherungsvertrags abbilden. So vermeidet man manuelle Arbeitsabläufe wie das Einscannen und lokale Speichern ­eines Dokuments mit nachträglichem Versand per E-Mail.


Für ein optimiertes Dokumentenmanagement bieten die Druckerhersteller heute zusätzliche Plattformen zur Implementierung spezifischer Applikationen an. Auf Android-Basis lassen sich zudem individuelle Cloud-orientierte Anwendungen entwickeln. Ein Beispiel: Nach der Anmeldung am Drucker die Onedrive-App aufrufen, auf dem Display die gewünschte Datei suchen und direkt ausdrucken, ohne dafür ein Notebook, Tablet oder Smartphone zu benötigen. Wie bei den klassischen MPS-Angeboten wird es darum gehen, auch hier konkrete und an die Kundenbedürfnisse angepasste Konzepte anzubieten. Eine Herausforderung, gleichzeitig aber auch eine Chance für MPS-Anbieter.

Mehr als Geräte und Druckvolumen

Wer unter Managed Print Services­ primär die Bereitstellung von Geräten und Druckvolumen nach einem ­Pay-per-Use- oder ähnlichen Verrechnungsmodell versteht, blendet die vermutlich wichtigsten Komponenten aus, die MPS zu einer zukunftsorientierten Dienstleistung und gleichzeitig einem essenziellen Bestandteil der Unternehmens-IT machen. Richtig verstanden decken MPS alle Aspekte einer Printing-Infrastruktur ab. Dabei gibt es kein «One Size fits all». Gefragt ist eine hohe Beratungskompetenz bei den Anbietern. Moderne MPS-Flottenmanagement-Angebote beginnen mit einem Assessment, das die Analyse der bestehenden Druckerumgebung ebenso mit einschliesst wie die Frage nach dem tatsächlichen Druckbedarf inklusive Hardware-Beschaffung und Finanzierungsoptionen (Design-Phase). Beim Übergang zur neuen Umgebung geht es um die Implementierung und Integration sowie Change- und Risk-Management (Transition-Phase). Das Management in der ­Betriebsphase umfasst die Verwaltung von ­Clients, den Support, Security- und Remote-­Management-Dienste, Cloud-Infrastrukturmanagement, Management der Verbrauchsmaterialien und die Unterstützung von remote Arbeitenden (Manage-Phase).


Der MPS-Anbieter stellt idealerweise verschiedene Tools zur Verfügung, um das Optimum aus der Printing-Umgebung herauszuholen. Ein Beispiel ist ein zentraler Security Manager, mit dem sich Sicherheitsrichtlinien für die gesamte Druckerflotte verwalten, Zertifikate und Policies auf die Geräte verteilen und Firmware-Updates automatisch installieren lassen – sogar dann, wenn dies bei der Installation eines neuen Printers vergessen wurde.

Moderne Systeme verarbeiten zudem die von den Geräten generierten und zentral erfassten Daten und ermöglichen so eine situationsgerechte Wartung nach dem Predictive-Maintenance-­Prinzip. Sie liefern Indizien über den Zustand der in den Geräten verbauten Teile. Abweichungen von den Standardwerten können Verschleiss signalisieren. Die betroffenen Teile können so überprüft und rechtzeitig ersetzt werden, bevor ein Schaden eintritt. Die Ausfallzeiten der Hardware können so deutlich reduziert werden.

Neben den technischen Anforderungen sind Nachhaltigkeitsziele für Unternehmen zunehmend wichtig. Auch hier können moderne MPS-Lösungen als Carbon Neutral Printing einen Beitrag leisten. Zur Berechnung des mit der Printing-Umgebung verbundenen CO2-Abdrucks stellen Hersteller entsprechende Tools zur Verfügung. Berücksichtigt werden in der Kalkulation alle relevanten Schritte, von den Rohmaterialien über Herstellung, den Transport, Verpackung und Betrieb bis zur Entsorgung. Zudem bieten Hersteller wie HP auch die Möglichkeit, CO2 durch den Kauf von Zertifikaten zu kompensieren.


Übrigens – ein wichtiges Sicherheitselement kann auch vorteilhaft zur Nachhaltigkeit beitragen: Pull-Printing- oder Follow-Me-Szenarien durch Authentifizierung am Gerät via Passworteingabe, Card Reader oder Mobile App ermöglichen den Ausdruck dort, wo er gerade gebraucht wird. Gleichzeitig sind die Ausdrucke vor neugierigen Blicken im Ausgabeschacht geschützt. Der Ausdruck wird erst gestartet, wenn er am Drucker abgerufen wird. Dadurch reduziert sich gleichzeitig die Anzahl der Ausdrucke, die nie abgeholt werden.

Neue Chancen für Partner

Mit hybriden Arbeitsumgebungen ändern sich die Kundenanforderungen an eine moderne IT- und Drucklösung dramatisch. Mehr denn je ist derzeit eine rapide Digitalisierung der Prozesse erforderlich. Managed-Print-­Lösungen können einen wesentlichen Beitrag zum Dokumentenmanagement in ­Unternehmen leisten und gleichzeitig das sichere Drucken im heimischen Office sicherstellen. Entscheidend für die erfolgreiche Implementierung ist ein auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmtes Angebot. Die Unternehmen beginnen zunehmend damit, diese Anforderungen in Ausschreibungen zu konkretisieren. Für die Anbieter von MPS geht es nun ­darum, Kunden mit den bestehenden Produkten und Lösungen ein massgeschneidertes Angebot zu erstellen. Moderne MPS-Ausschreibungen sind weit mehr als klassisches Druckvolumen-Geschäft. Partner, die hier geschickt agieren, erreichen bei ihren Kunden nicht nur eine grössere Wertschöpfungstiefe, sondern sind in der Lage, sich mit langfristigen Kundenbeziehungen als kompetenter Ansprechpartner zu etablieren.

Der Autor

Stefan Nünlist ist Country ­Manager für Print Services & Solutions und Mitglied der ­Geschäftsleitung bei HP Schweiz. Er arbeitet seit über 20 Jahren in der ICT-­Branche, davon mittlerweile 13 Jahre bei HP. Neben einem abgeschlossenen Betriebsökonomiestudium verfügt Nünlist über einen CAS in ­Digital ­Leadership.