Die KDMZ verwaltet zum heutigen Zeitpunkt etwa 1500 Formulare. Um weiterhin auf dem Markt bestehen zu können, ist es für das Unternehmen unabdingbar, sich einer modernen IT-Infrastruktur nicht zu verschliessen. Aus diesem Grunde hat die KDMZ ein Projekt zur Digitalisierung ihrer Formulare ausgeschrieben. Unter Mitbewerbern wie Andersen, PricewaterhouseCoopers oder
IBM hat der Web-Dienstleister GFT (Schweiz) den Zuschlag erhalten.
GFT soll gemeinsam mit der KDMZ in einem 18-monatigen Projekt sämtliche relevanten Formulare digitalisieren und den Internetauftritt der KDMZ redesignen. Anfänglich lag die Projektverantwortung zu 90% bei GFT, derzeit nur noch zu 40%. Die Tendenz geht weiter in Richtung Eigenverantwortung der KDMZ.
Phase eins
Das Projekt, in dem man mit Formular-Prototypen arbeitet, ist in drei Phasen unterteilt. Jede Phase läuft über sechs Monate. In Phase eins, die mittlerweile abgeschlossen ist, wurden alle Formulare hinsichtlich ihres Potenzials für eine elektronische Darstellung analysiert und verschiedene Lösungsmöglichkeiten von E-Formularen aufgezeigt.
In Zusammenarbeit mit Ämtern und Gemeinden wurden im Laufe des Prozesses fünf Formulare ausgewählt. Das Hundemarken-Formular ist bereits via E-Shop realisiert, für die Prototyp-Testphase sind letztlich folgende vier Formulare übrig geblieben: Die Formulare für Baugesuche, Lohnausweise, Mitarbeiterbeurteilung und ein Mietzinsformular.
Neu ist, dass sich diese Formulare lokal speichern und verwalten lassen. Ein ausgewählter Benutzerkreis aus 11 Gemeinden, darunter Ämter, Verbände und Direktionen, haben die Prototypen getestet und aktiv die Verbesserung der Formulare und Abläufe mitgestaltet.
Grosses Sparpotenzial
GFT zeichnet auch für den gesamten Businesscase verantwortlich. So hat der Dienstleister für jedes Formular (im Prototyp) das Einsparungspotenzial errechnet. Er stellt während des gesamten Projektes die strategische Position der KDMZ immer wieder in Frage und versucht so das neue Kerngeschäft der KDMZ herauszukristallisieren.
Laut der Analyse über die Einsparung für die Gemeinden können, so der Projektleiter der GFT Martin Kopp (links im Bild, rechts Kurt Stoppacher, Geschäftsführer KDMZ), kleine und mittlere Gemeinden jährlich um die 40’000 Franken, grosse Gemeinden sogar rund 2 Millionen Franken pro Jahr sparen.
Die Umsetzung
Derzeit befinden sich GFT und die KDMZ in Phase zwei, sprich in der Umsetzung des Projektes. In den kommenden sechs Monaten sollen Betriebsorganisation und Infrastruktur aufgebaut werden und erste Formulare für den ersten Kundenkreis, die Gemeinden, zur Verfügung gestellt werden. In einer letzten Phase soll das ganze Projekt dann auf solidere Füsse gestellt und das Angebot ständig erweitert werden.
Der Knackpunkt am Projekt sei für einmal nicht die IT, sondern die Formulare sinnvoll elektronisch darzustellen. Auch die digitale Signatur (PKI = Public Key Infrastructure) will die KDMZ nach rechtlicher Freigabe zur Verfügung stellen. (sk)
GFT
GFT zählt mit 22 internationalen Standorten zu den grössten Web-Dienstleistern Europas. Das Unternehmen hat sich auf die Geschäftsfelder Customer Relationship Management, Enterprise Application Integration, Enterprise Portals und Security spezialisiert.
GFT Technologies (Schweiz) ist eine Tochter der GFT Gruppe und mit 32 Mitarbeitern in Zürich, Basel und Bern vertreten. Zu ihren Kunden zählen u.a. die Eidgenössische Steuerverwaltung, die Zürcher Kantonalbank, die Zürich Versicherungen sowie die Schweizerische Post.
KDMZ
Die der Finanzdirektion unterstellte Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale Zürich (KDMZ) ist die zentrale Beschaffungsstelle aller für eine Verwaltung notwendigen Produkte im administrativen Bereich. Das Angebot der KDMZ reicht von Büromaterial und Reinigungsmitteln über Büromaschinen, Informatik (Hard- und Software, Dienstleistungen, Beratung), Kopie bis hin zu Drucksachen und Kommunikationsmitteln.
Die KDMZ hat rund 2500 interne Kunden, darunter Direktionen und die Staatskanzlei (z. B. Polizei, Justiz) und alle Gemeinden des Kantons Zürich sowie ca. 50’000 externe Kunden. Mit rund 47 Mitarbeitenden (Produktion, Lager, Transport eingeschlossen) bearbeitet die KDMZ ca. 80’000 Aufträge im Jahr, darunter derzeit etwa 1000 Bestellungen pro Monat via E-Shop. Die KDMZ wird nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen geführt und muss kostendeckend sein.
