Elektronische Archivierung bleibt haarig

Zwar sind die neuen Bestimmungen des Obligationenrechts über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher seit neun Monaten in Kraft, dennoch herrscht noch grosse Unsicherheit darüber, was wie und wie lange archiviert werden muss. Heute dürfen alle Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz statt auf Papier auch elektronisch archiviert werden, sofern die Kriterien der Unveränderbarkeit erfüllt sind.
Bis hier eine wirklich sinnvolle Lösung gefunden ist, wird es wohl noch dauern. Die Bilanz und die Erfolgsrechnung müssen in jedem Fall weiterhin schriftlich aufbewahrt werden, ebenso Rechtsgeschäfte mit Formvorschriften, Wechsel, Checkunterlagen und Wertpapiere. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, darf die Archivierung künftig keinesfalls als isolierter Vorgang betrachtet werden. Sie muss in die bestehenden Geschäfts- und Rechnungswesenprozesse integriert werden.

Unverfälschbarkeit grundlegend

«Echtheit und Unverfälschbarkeit» der elektronisch geführten Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz müssen gewährleistet sein. Abänderungen müssen feststellbar sein. Auch ist der Zeitpunkt der Speicherung zweifelsfrei nachzuweisen, etwa durch Zeitstempel.
Da aber auch an sich geschützte Medien wie DVDs veränderbar sind, etwa indem man sie komplett kopiert und dabei Änderungen einarbeitet, ist die Archivierung alles andere als trivial. Zentral ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff. Theoretisch würde es sich anbieten, jeden einzelnen Datensatz mit digitaler Signatur zu versehen.
«Nur», so Erich Studer, bei PricewaterhouseCoopers für digitale Signaturverfahren und Technologie zuständig, «wären dann zwar Änderungen feststellbar, aber das nicht praktikabel. Schon allein die Performance der Applikationen würde extrem leiden.»

Archivierungsstrategie erstellen

Bislang ist es offenbar noch nicht gelungen, eine rein technische Lösung für die Archivierung zu finden. Studers Erfahrung zeigt: «Bisher kann man die Archivierung nicht mit Technik allein lösen. Auch die internen Organisationsabläufe müssen umgestellt werden.» Grundlage ist eine Archivierungsstrategie im Unternehmen. Dazu muss folgendes bestimmt werden:
Wer darf Zugriff auf die Archivdaten haben?
Welche Unterlagen müssen in welcher Form wie lange aufbewahrt werden?
Welche Sicherheitsanforderungen sind wie zu erfüllen?
Wie sehen die Prozesse für Archivierung und Zugriff aus, wie sind sie in operative Geschäftsprozesse zu integrieren?
Welche Kontrollen sind nötig? (ava)
Ein kurzes Abstract über «Archivierungsvorschriften im Wandel» kann heruntergeladen werden unter www.pwcglobal.com/ch/ger/about/press-rm/pressindex_03.html