Die Beschaffungskonferenz des Bundes BKB setzt sich dafür ein, das Beschaffungsverfahren weiter zu digitalisieren. Ein Element davon ist eine breitere Einführung von elektronischen Vertragsunterzeichnungen. Die früher eher seltenen Anwendungsfälle erhöhten sich infolge der Covid-Pandemie deutlich. Etliche ICT-Unternehmen haben in dieser Zeit davon Gebrauch gemacht und die elektronische Signatur intern umgesetzt. Dabei gibt es neben der qualifizierten elektronischen Signatur nach Gesetz auch andere Formen. Teilweise finden sich selbst innerhalb eines einzelnen Unternehmens unterschiedliche, nicht harmonisierte Formen der elektronischen Signatur. Andere, vor allem grössere Unternehmen haben hingegen bereits flächendeckend die qualifizierte elektronische Signatur im Einsatz.
Unternehmen sind grundsätzlich zum Abschluss von elektronischen Beschaffungsverträgen bereit. So geben Grossunternehmen der ICT-Branche an, bereits bis zu 80 Prozent der Beschaffungsverträge mit elektronischer Signatur zu zeichnen. Auch Mitgliederunternehmen von
Swico stellen eine grössere Flexibilität der Verwaltung beim Einsatz von elektronischen Signaturen fest. Besonders die grösseren KMU bestätigen, dass elektronische Signaturen zu einer erheblichen Vereinfachung von Prozessen und somit zu einem Effizienzgewinn führen: Das Tempo werde erhöht, die Rückverfolgbarkeit verbessert und der Papierkrieg reduziert. Kleinere KMU sehen vor allem Vorteile in einer Vereinheitlichung. Zudem haben die Erfahrungen aus der Coronapandemie gezeigt, dass in der Praxis innerhalb von wenigen Tagen auf zertifizierte elektronische Unterschriften umgestellt werden kann. Die auf dem Markt vorhandenen Lösungen sind anwenderfreundlich und in der Regel relativ kostengünstig.
Worauf sollte der Bund achten?
Wenn der Bund unterschiedliche Tools zulässt, muss sichergestellt werden, dass diese in ihren Rechtswirkungen einer handschriftlichen Unterzeichnung oder einer zertifizierten elektronischen Signatur gleichkommen. Alternativ könnte der Bund ein Instrument anbieten, das mit einem einfachen und günstigen Umsetzungsprozess verbunden ist. In beiden Fällen müsste der verstärkte Einsatz mit hinreichender Frist beziehungsweise einer längeren Übergangsfrist eingeführt werden, damit eine schweizweite Umstellung rechtzeitig erfolgen kann.
Hände weg von einer Insellösung
Mit Rücksicht auf europäische Anbieter sowie auf Anbieter aus der Schweiz, die solche Tools international anbieten, muss auf Europa-Kompatibilität geachtet werden. Der heutige Stand ist, einmal mehr, eine Insellösung, die nur einigermassen funktioniert, weil viele Unterschriftsberechtigte ihren Sitz in der Schweiz haben.
Wie geht es weiter?
Swico bringt sich bei den zuständigen Bundesbehörden ein, wenn es um die Bestimmung der Umsetzungskriterien für den vermehrten Einsatz der elektronischen Signatur im IT-Beschaffungswesen geht. Sollten mehrere Lösungen zugelassen werden, wird
Swico diese in einer Registerinformation dokumentieren, Vor- und Nachteile auflisten und bei Bedarf unterstützend tätig sein.
