Finanzmittelmanagement

Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt des Kantons Zürich vergibt und verwaltet zahlreiche Kredite und Subventionen im Schulbereich.
Nachdem die Finanzkontrolle die ungenügende Abstimmung mit der Staatsbuchhaltung und die mangelnde Revisionstauglichkeit des bisherigen Systems bemängelt hatte, entschloss man sich, die auf Anwendungen im Rechnungsbereich spezialisierte Atus AG in Neerach mit der Entwicklung einer auf die Bedürfnisse des Amtes zugeschnittenen Lösung für das Finanzmittelmanagement zu beauftragen.
Diese ist seit Anfang Jahr im Einsatz – zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten, wie der stellvertretende Leiter Rechnungswesen Bruno Künzle versichert.

FinaM als Standardlösung

Von Anfang an war es das Ziel von Atus, die Lösung auch einem breiteren Kundenkreis zugänglich zu machen. Unter dem Namen FinaM wird die Software jetzt öffentlichen Verwaltungen und Institutionen angeboten. Als Programm für die Kontrolle von Verpflichtungskrediten verwaltet sie Beiträge, Kredite, Fonds oder Subventionen, deren Verwendung sich auch über mehrere Rechnungsperioden erstrecken kann.
Die Software unterstützt eine unbeschränkte Anzahl von Mandanten, Trägerschaften, Projekten pro Trägerschaft, Rechnungsperioden, Posten pro Rechnungsperiode, Buchungen pro Posten, Adressen, Konten und Verträgen. Projektstati sind frei definierbar und Zahlungen können automatisch ausgelöst werden.
Verschiedene Auswertungen geben Auskunft über Trägerschaften, Projekte, Perioden, Zahlungseingänge, Vorschüsse, Teil- und Restzahlungen. Bei Bedarf lassen sie sich in Microsoft Excel oder Word weiter bearbeiten.
Da jede Eingabe und Veränderung in einer Historie abgelegt wird, macht die daraus resultierende Nachvollziehbarkeit FinaM revisionstauglich.

Anpassungen

Dass FinaM keine standardmässige Schnittstelle zu einer Buchhaltungs-Software hat, erklärt Peter Bruggmann, Entwicklungsleiter des Projekts, damit, dass sich die Rechnungs-Software der kantonalen Verwaltung in einer Umstellung befinde.
Für andere Interessenten lasse sich jedoch jederzeit eine entsprechende Schnittstelle progammieren: «Wir verfügen in dieser Beziehung über viel Erfahrung. Die Implementierung von FinaM erfolgt meist im Rahmen eines Projekts. Da die Strukturen bei den meisten Kunden flacher sind als bei einer kantonalen Verwaltung, passen wir die Software jeweils an die entsprechenden Prozesse an.»
FinaM basiert auf einer Client-Server Architektur und läuft unter Windows Betriebssystemen. Als Datenbank kann SQL Server eingesetzt werden. (fis)

Aus den Bedürfnissen einer Verwaltung entstanden

Die Möglichkeiten von FinaM ergeben sich weitgehend aus den Anforderungen des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes des Kantons Zürich (MBA), das die Lösung ursprünglich in Auftrag gab.
Das MBA ist für die operative Umsetzung der gesetzlichen und strategischen Vorgaben von Bund und Kanton für die Schulen und die berufliche Weiterbildung verantwortlich und betreut 20 Mittel- und 13 Berufsschulen sowie um die zehn private Institutionen.
An diese Organisationen vergibt das MBA jährlich zwischen 100 und 200 Kredite und Subventionen. Die Kredite erreichen – etwa bei Bauvorhaben – Höhen von bis zu 25 Millionen Franken und laufen meist über mehrere Rechnungsjahre.
FinaM verbessert vor allem die Auskunftsbereitschaft über Investitions- oder Betriebsbeiträge, Beitragsbezüger und –verfügungen, die Höhe der Beiträge, Termine, sowie Raten-, Teil- und Restzahlungen gegenüber der Kontrollstelle und den vorgesetzten Instanzen.