Der japanische Drucker- und MFP-Hersteller Kyocera hat sein europäisches Partnerforum in Madrid dazu genutzt, für die Dokumentenmanagement-Lösung Kyocontrol Business Edition Werbung zu machen. Die vom langjährigen Kyocera-Partner M.S.E. entwickelte Software soll sowohl zu mehr Sicherheit als auch zu besserer Kostenkontrolle führen. Sie kann in Netzwerke mit Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten integriert werden und ist auch standortübergreifend einsetzbar. Die Lösung besteht aus der Software, einem Set an Chipkarten mit integriertem RFID-Chip und Kartenlesern, die an die Geräte angebracht werden.
Vor fremden Augen geschützt
Die aufgegebenen Druckaufträge werden bei diesem System auf einem zentralen Server verschlüsselt aufbewahrt, bis der Auftraggeber zu einem Drucker seiner Wahl geht und mit seiner Chipkarte den Druckauftrag auslöst. Dadurch soll neben unerlaubten Blicken auf sensible Daten auch verhindert werden, dass der Benutzer seine Dokumente aus einem ganzen Stapel alter Ausdrucke hervorsuchen muss oder gar alle Netzwerkdrucker absuchen muss, bis er zu seinen Dokumenten kommt. Besteht ein standortübergreifendes Netzwerk, so kann der Auftrag theoretisch weltweit ausgelöst werden, egal wo er aufgegeben wurde.
Jeder Ausdruck abgerechnet
Zusätzlich zum Sicherheits- und Workflow-Aspekt deckt die Lösung auch Ansprüche der Buchhaltung ab. Jeder Ausdruck und jede Kopie kann auf einen Benutzer zurückgeführt und somit einer Kostenstelle zugerechnet werden. Zusätzlich kann auch reglementiert werden, welcher Benutzer welche Aktionen ausführen darf. So können beispielsweise bestimmte Ausgabegeräte oder die Möglichkeit zum Farbdruck für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen gesperrt werden. Ausserdem kann die Software konfiguriert werden, um für jedes Ausgabegerät Berichte zu erstellen, die genau aufzeigen, wie viel gedruckt wurde und von wem.
Die Software ist Kyocera-spezifisch, funktioniert also nur auf Geräten des japanischen Herstellers. Diese müssen zudem über einen KUIO-Slot verfügen. Die Kyocontrol Business Edition Box beinhaltet alles, was es braucht, um ein Ausgabegerät und bis zu zwanzig Benutzer zu verbinden. Ein Set kostet 2080 Franken. Das System kann weiter ausgebaut werden und ist für ein Netzwerk mit bis zu 25 Geräten und 500 Benutzern geeignet. (slz)
